Skip to main content
  1. Etusivu
  2. Ohjeita rekrytointiin
  3. Rekrytointikustannukset
  4. Vähennä rekrytointiin kuluvaa aikaa

Vähennä rekrytointiin kuluvaa aikaa

Vähennä rekrytointiin kuluvaa aikaa

Aika on tärkeä tekijä rekrytoinnissa. Jokainen päivä ilman tarvittua työntekijää saattaa synnyttää lumipalloefektin, joka vaikuttaa koko liiketoimintaan.

Kun yritys on alimiehitetty, ei vaikutus jää ainoastaan siihen osastoon, jolla täyttämätön vakanssi on. Jos esimerkiksi IT -osastolta puuttuu avainhenkilö, vaikutus ei välttämättä jää ainoastaan IT –osaston kasvavaan työkuormaan. Seurauksena saattaa myös olla, että myyntihenkilön tietokoneen korjaaminen kestää kauemmin, mikä puolestaan vaikuttaa suoraan myynnin menettämiseen. Esimerkki on yksinkertainen, mutta se osoittaa yhden rattaan merkityksen liiketoiminnan laajemmassa koneistossa.

Valmistaudu tulevaan
Seuraava voi kuulostaa kliseeltä, mutta se pitää lähes aina paikkansa: ellet onnistu suunnittelemaan, suunnittelet epäonnistuvasi. Rekrytointiin kuluvan ajan vähentämisessä on ennen kaikkea kyse siitä, että olet valmis toimimaan, kun rekrytointitarve tulee eteen.

Rekrytointitarpeiden analysoiminen yrityksessäsi ja alallanne on tärkeä osa suunnitteluvaihetta. Milloin ovat tärkeimmät myyntijaksot, jolloin myymälöissä tarvitaan enemmän henkilöstöä? Milloin tilinpäätösasiakirjojen tulee valmistua, jolloin talousosastolla kaivataan lisäapua?

Jo päivällä voi olla merkitystä, joten pyri siihen, että sinulla on resurssipankki, josta voit ammentaa tarpeen vaatiessa. Yrityksessäsi tulisi myös olla tehtävänkuvaus joka ikiselle työntekijälle toimistoapulaisesta aina ylimpään johtoon. Avoimesta tehtävästä tulisi kyetä (ainakin teoriassa) ilmoittamaan vuorokauden sisällä.

Muilla osastoilla on suunnitelmat katastrofitilanteista toipumiseen, eikä HR- tiimin pitäisi olla poikkeus tässä suhteessa. Jos yhtäkkiä menettäisit viisi tärkeintä myyntitiimisi jäsentä kilpailijalle, mitä tekisit?

Yleisesti ottaen liiketoiminnassa on kolmen tyyppisiä tehtäviä, joihin haetaan työntekijöitä:

  • Korkean vaihtuvuuden tehtävät – Yleensä rekrytointitarpeet näihin tehtäviin ovat suurimmat, mutta rekrytoinneista selvitään suhteellisen nopeasti. Tämä on se hakijaryhmä, joihin jatkuvat rekrytointikampanjat tulisi kohdistaa. Ammattimaisesti rekrytoivat yritykset valmistautuvat tuleviin tarpeisiin työnantajamielikuvaa rakentavilla ja ylläpitävillä rekrytointikampanjoilla, vaikkei rekrytointitarvetta juuri sillä hetkellä olisikaan. Korkean vaihtuvuuden tehtävien etuna on, että saat säännöllisesti tilaisuuden testata uusia tekniikoita, joilla hienosäätää rekrytointimenetelmiä.
  • Kohtalaisen vaihtuvuuden tehtävät – Nämä ovat tehtäviä, joita avautuu harvemmin liiketoiminnallesi oleellisimmissa osissa. Kyseessä voi olla esim. esimiestason tehtävä, jonka jäljiltä alaisilla ei ole ketään, jolle raportoida, tai asiantuntijatehtävä, jolloin yrityksestäsi puuttuu tarvittavaa osaamista. Näiden tehtävien kohdalla paras tapa vähentää rekrytointiin kuluvaa aikaa on koota resurssipankkia, johon voit turvautua tarpeen tullen. Kun yhdistät tämän kohdistettuun rekrytointikampanjaan verkossa, pitäisi tuloksena olla hyvä joukko työnhakijoita, joista valita.
  • Matalan vaihtuvuuden tehtävät – Kun kyse on yrityksesi kannalta strategisista tehtävistä, joihin rekrytoidaan huomattavasti harvemmin, ei tehtävän täyttäminen nopeasti ole yhtä tärkeää kuin oikean henkilön löytäminen. Tässä muutama vinkki, joiden avulla voit kuitenkin valmistautua myös näihin rekrytointeihin. Sinun tulisi pysytä ajan tasalla siitä, ketkä alalla saattaisivat olla valmiita vaihtamaan tehtäviä, jotta tarpeen ilmetessä, tiedossasi olisivat parhaat käytettävissä olevat henkilöt avautuvan paikan täyttämiseen. Verkostoitumalla ja luomalla suhteita pidät itsesi ajan tasalla siitä mitä alalla tapahtuu. Voit myös ottaa käyttöösi CV-pankit, joiden kautta voit seurata millaista osaamista markkinoilla milloinkin on tarjolla.

Kitkaton prosessi
Sisäinen rekrytointi on hyvä vaihtoehto, silloin kun haluat täyttää tehtävän nopeasti. Muista kuitenkin, että työntekijän siirtäminen uuteen tehtävään luo vajeen toisaalle.

Mikäli joudut turvautumaan ulkoiseen rekrytointiin, työnhakijoiden löytäminen on asia itsessään, mutta haastattelu- ja päätöksentekoprosessin nopeuttaminen on aivan yhtä tärkeää.

 

Ennen kuin suunnittelet rekrytointikampanjan, kerää kaikki asiaan liittyvät tahot yhteen ja sovi aikataulusta, jonka kaikki voivat hyväksyä. Selvitä tarkasti, ketä tarvitaan mukaan missäkin vaiheessa ja milloin he ovat käytettävissä. Muistuta heitä siitä, miten tärkeä tämä prosessi on sen varmistamisessa, että oikea työntekijä löytyy, ja että edes parin tunnin varaaminen CV:iden läpikäymiseen auttaisi suuresti.

Varaa aikaa haastatteluille ja pidä aikataulusta kiinni mahdollisimman tarkasti. Kun lopullinen päätös lähestyy, on sinun yleensä hyvä keskustella organisaation ylempien tahojen kanssa. Valitettavasti juuri näillä henkilöillä on usein vähiten aikaa käytettävissään! Ole ymmärtäväinen prosessiin liittyvien henkilöiden suhteen, mutta tee heille myös selväksi, miten tärkeä kitkaton rekrytointiprosessi on.

Tilapäiset työntekijät ovat usein yrityksen pelastava enkeli, eikä heidän arvoaan tulisi väheksyä. Usein on parempi turvautua vuokratyöntekijään kunnes oikea vakinainen henkilö löytyy, kuin palkata uusi työntekijä, joka ei ole sopiva yrityksellenne. Vaikka lyhyen aikavälin kustannukset saattavat olla korkeammat, jäävät kulut huomattavasti pienemmiksi kuin huonon rekrytoinnin tapauksessa.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös rekrytoinneissa. Kuinka sinun yrityksessäsi tuleviin rekrytointeihin on valmistauduttu?

Back to top